Prepárate con tiempo para la Navidad

Estamos a mediados de noviembre, queda poco más de un mes para las fiestas navideñas y a principios de diciembre nos espera el magnífico puente de la Purísima (a los que vivimos en España, claro). A la práctica quedan cuatro semanas para que empiece la Navidad. Si queremos ser previsores y ahorrarnos prisas de última hora, tenemos que empezar a planificar muchas cosas.

Las felicitaciones

¿A quién mandaremos una felicitación? Prepara una lista con todas aquellas personas a quien deseas enviársela: clientes, clientes potenciales, colaboradores… Si la tienes de otros años, actualízala. Si la creas por primera vez, guárdala para recuperarla al año siguiente.

Sopesa bien las ventajas y los inconvenientes de las felicitaciones electrónicas y las postales y decídete por una de las dos. Los que prefieran la electrónica dispondrán de más margen de tiempo, pero es menos personalizada y hay que ir con cuidado cuando se envía a varias personas al mismo tiempo. Si decides mandarlas por correo postal, empieza a mirar dónde comprarlas (en tiendas de toda la vida o en Internet) o también puedes encargarlas a un diseñador, aunque quizá ya sea un poco tarde. Comprueba que tengas suficientes tarjetas de visita —nunca está de más ponerlas dentro de la postal— y reserva un día para prepararlas. Es un trabajo más lento de lo que puede parecer.

Hay que tener en cuenta, si finalmente nos decidimos por las postales de toda la vida (me refiero al formato, no al diseño), que correos se colapsa por Navidad, al menos en España. Cada año, por estas fechas, hay unas colas infinitas en todas las oficinas y las cartas pueden tardar una semana en llegar.

Los regalos

Un regalo no significa mandar una enorme cesta de Navidad. No destila modernidad y seguramente no se ajustará a nuestro presupuesto. Se trata de tener un detalle con las personas que han confiado en nuestro trabajo y con las que nos han ayudado a llevarlo a cabo. Si crees que es una buena idea, tómate una tarde libre para darte una vuelta por tu ciudad. No tengas prisa, seguro que darás con algo original.

Las visitas

Quizá sea el momento de hacer un poco de balance con los clientes: saber de primera mano cómo valoran la relación establecida, la comunicación, la calidad del servicio que les prestamos… Ir a verles es una magnífica ocasión para intercambiar impresiones y un buen momento para llevarles en persona la felicitación y un detalle, si así lo hemos decidido. Si están lejos y nos es imposible desplazarnos, siempre podemos llamarles para felicitarles personalmente las fiestas.

El comunicado de ausencia

¿Aprovecharás estos días para hacer unas pequeñas vacaciones y cargar las pilas para un nuevo año lleno de retos y nuevos proyectos? Bien hecho, todos lo necesitamos, pero avisa con tiempo a los clientes para que puedan organizarse ante tu ausencia.

Cuando te rechacen un presupuesto, ponte a trabajar

Recibimos una llamada o un correo electrónico de un posible cliente que nos pide un presupuesto. Analizamos la documentación que se tiene que traducir y elaboramos un documento claro y conciso con todos los datos. Lo convertimos a pdf y lo mandamos.

A partir de ahí, podemos tener una actitud pasiva y esperar la posible respuesta o ser proactivos para mostrar nuestro interés, cada uno decide, pero indudablemente es mejor actuar antes que esperar sentados. Si somos activos llamaremos al posible cliente y le comunicaremos que hemos mandado el presupuesto. En la mayoría de los casos agradecerá nuestra llamada porque le evitaremos que tenga que estar pendiente de la bandeja de entrada. Y ya que le tenemos al teléfono, aprovecharemos y nos ofreceremos para resolverle las dudas que le puedan surgir cuando lo lea.

Tras unos días, que variarán en función de la urgencia del encargo, nos pondremos de nuevo en contacto con él para saber si, en efecto, ha recibido correctamente el presupuesto, para aclararle alguna duda que pueda tener y conocer si ha tomado una decisión. Puede que en ese mismo momento nos confirme el encargo o, en el peor de los casos, que ha aceptado otro presupuesto. En el primer caso, nos pondremos manos a la obra. En el segundo, nos quedará aún trabajo por delante: cada vez que nos rechazan un presupuesto hay un motivo y nuestro objetivo es descubrirlo. Lograr esta información nos permitirá seguir actuando en la misma dirección o nos llevará a introducir cambios que nos permitirán mejorar.

¿Por qué nuestro presupuesto no ha sido aceptado?

Cuando un encargo no se materializa por una cuestión de precio, ahí no podremos hacer nada, siempre y cuando hayamos valorado el trabajo a conciencia. Ese es nuestro precio, ya saldrán nuevas oportunidades.

También puede darse que otro traductor haya ofrecido un plazo de entrega más ajustado. De nuevo, es importante evaluar bien el trabajo, y debemos proponer un plazo realista. No es aconsejable comprometernos a entregar traducciones en plazos demasiado justos cuando sabemos que necesitaremos más tiempo y arriesgarnos, así, a ofrecer un servicio de menor calidad. Otra vez será.

Pero también pueden darse otras situaciones. ¿No conseguimos el encargo porque alguien respondió antes que nosotros? Tendremos que analizar, pues, en qué momento recibimos la petición y cuánto tiempo tardamos en mandar el presupuesto. Si recibimos la solicitud dentro de nuestro horario de trabajo habrá que valorar si el tiempo de respuesta fue razonable. Por el contrario, si ya habíamos terminado también podremos sospesar si nos interesa estar pendientes del correo y del teléfono fuera de nuestro horario. Lo importante, en este punto, es ser consecuentes: si decidimos no responder a los correos o no atender las llamadas en cuanto damos por terminada la jornada, luego no debemos lamentarnos de oportunidades perdidas. Sería un contrasentido.

Otra posibilidad es que el cliente haya recibido un presupuesto que le haya generado más confianza que el nuestro. De ser así, deberemos someter a examen el documento que presentamos y pensar bien qué modificaciones podemos introducir para que el posible cliente se decida por nosotros. Elabora un nuevo documento y dáselo a otras personas para que te den su opinión. Verás como hay cosas que se pueden mejorar, tanto de la presentación y la estructuración de la información como del contenido.

¿Cómo podemos saber por qué motivo nuestro presupuesto no ha sido aceptado?

En cuanto hayamos evaluado los motivos que pueden llevar a un posible cliente a rechazar un presupuesto, podemos redactar un breve cuestionario con la información que queremos obtener y cuyas preguntas variarán en función de cómo tengamos organizada nuestra actividad. Por ejemplo, si un traductor tiene por norma mandar de forma inmediata el presupuesto tras recibir la solicitud, no le servirá de nada preguntarle al cliente si no ha formalizado el encargo porque otro ha respondido antes. Todo dependerá de cada uno y de su propia forma de trabajar.

Una vez preparado el cuestionario, cuando se confirme el primer rechazo podremos mandarlo por correo electrónico o bien formularlo por teléfono. Como siempre, la opción del teléfono es mejor porque tendremos más posibilidades de lograr la información que buscamos. De no ser posible, siempre podemos recurrir al correo electrónico, pero es fundamental que haya pocas preguntas y que se puedan responder fácilmente, así que lo mejor seguramente será incluirlas en el texto del mensaje para que se puedan responder directamente dentro del correo de respuesta.

Apunte final

Indudablemente, no será fácil que nos contesten siempre y debemos plantearnos si recurrir sistemáticamente a estos breves cuestionarios o solamente en determinados casos. Además, es muy probable que los beneficios de todo ello se perciban de forma diferente en función de la visión que tenga cada uno de su propia actividad profesional y de su forma de desarrollarla. Desde mi punto de vista, mediante esta información podemos reafirmar si estamos en la dirección correcta o plantearnos cambios que nos permitirán mejorar.

Los glosarios terminológicos con Excel

Crear nuestros propios glosarios terminológicos es una parte fundamental del trabajo de un traductor, y muy en particular de los que nos dedicamos a traducciones especializadas. Tener unos buenos glosarios construidos a partir de los términos que hemos utilizado nos ayudan, por un lado, a aumentar la productividad, y por el otro, a mantener la coherencia en las traducciones de un mismo cliente. Ser rigurosos y constantes nos evitará tener que buscar de nuevo un término, con el consiguiente riesgo de no encontrarlo o de no encontrar aquél que en una ocasión nos resultó sumamente adecuado y del que no nos acordamos.

Sin embargo, crearlos y actualizarlos no es una tarea sencilla. Tendremos que escoger el programa, decidir si los clasificamos por cliente o por especialidadlos campos que deseamos incluir y, por último, establecer un protocolo o sistematizar el proceso para introducir los nuevos términos de modo que los glosarios sean totalmente fiables.

El programa

Mi experiencia me ha llevado a usar Excel tras haber probado durante tiempo Multiterm, una herramienta muy completa pero en la que introducir los datos es sumamente lento. Quizá para grandes empresas de traducción sea práctica, pero en cuanto a empecé a utilizar Excel el cambio me convenció desde el principio. Es cierto que si trabajamos con memorias de traducción no podremos recuperar de forma automática los términos, pero el resto de ventajas lo compensan: permite introducir los datos con mucha mayor rapidez, se pueden hacer modificaciones con muchísima facilidad y resaltar claramente aquellos términos que están pendientes de confirmación, por ejemplo. Además, es posible realizar búsquedas avanzadas y localizar los campos que no están completados mediante la función de los filtros, que he aprendido hace poco gracias a un curso a distancia de SIC. Si queréis una explicación detallada sobre esta función, podéis descargaros el pdf Glosarios terminológicos con Excelque he colgado en Slideshare).

La organización

Decidir si queremos organizar nuestros glosarios por clientes o por especialidad será clave tanto para la estructura del glosario como, posteriormente, para la recuperación de los términos. Desde mi punto de vista, aunque seguramente dependerá del tipo de traducciones que realice cada uno, resulta más práctico organizarlos por especialidades (glosarios de términos generales, jurídicos, económicos y científico-técnicos) puesto que de esta forma también podremos recuperar la terminología de cada cliente si incluimos el campo correspondiente en la estructura (encontraréis cómo hacerlo en la presentación Glosarios terminológicos con Excel). En cambio, si optamos por clasificarlos por clientes, nos será mucho más difícil localizar términos que podríamos utilizar para textos parecidos de otras empresas. Un ejemplo: si traducimos contratos y tenemos los glosarios organizados por clientes, la terminología específica de este tipo de documentos estará esparcida en diferentes fuentes y seguramente tendremos términos repetidos en diferentes glosarios (lo que supone duplicar esfuerzos) y tardaremos más tiempo en encontrarlos (seremos menos productivos).

Los campos

En cuanto a la información, aparte del término de origen y de destino, es imprescindible tener un campo para el cliente –por la razón comentada al final del párrafo anterior–, otro para el área temática(contratos, poderes, herencias…), otro para la fuente de la que se ha obtenido el término de destino y, por último, un campo de observaciones. En este campo podemos añadir comentarios acerca del término tales como si es pertinente para determinados contextos. A mí me resulta muy práctico para introducir las notas al pie que utilizo en las traducciones juradas, es una manera de no tener que redactarlas de nuevo y garantizar una unidad.

La introducción de los datos

Por último, pero no por ello menos importante, debemos encontrar la forma de sistematizar la introducción de los datos. Lo mejor, por descontado, aunque no siempre sea posible, es incluirlos a medida que avanzamos en la traducción, resaltando aquellos que no nos convenzan o que estén pendientes de verificación. Una vez finalizada la traducción terminamos de actualizar el glosario con las opciones definitivas y las observaciones, si es necesario. Pero ya sabemos que cuando tenemos encima de la mesa un proyecto con un plazo de entrega más que justo dejamos lo del glosario para el final. En este caso, tendremos que ir apuntando el máximo de información posible para añadirla posteriormente.

Para los que empiezan

En las dos últimas semanas, desde que asistí a un seminario de networking y estoy en Twitter, he descubierto la situación de los traductores que desean introducirse en el mercado laboral. No es muy distinta de la que me encontré tras licenciarme, sus inquietudes son las mismas que tenía yo, y siento que tienen los mismos miedos y las mismas esperanzas. Aunque sí hay dos diferencias fundamentales: la crisis –una clara desventaja– y el entorno 2.0 –una enorme ventaja.

¿Qué recomendaciones puedo darles tras estos años de experiencia?

1. Prepara una buena carta de presentación y un buen CV

Si no acompañamos el CV de una carta de presentación, perdemos una gran oportunidad de que nos contacten. Resume tu perfil, explica tu metodología de trabajo, tus puntos fuertes y tus prioridades.

No es fácil redactar una carta de presentación y un CV, así que siempre puedes asistir a algún curso para obtener orientación sobre qué información incluir y cómo estructurarla (en Barcelona: Porta22).

Mis recomendaciones para el CV:

  • sé breve: dos páginas como máximo
  • pon una foto.
  • destaca las combinaciones, las especialidades y la experiencia (si no tienes experiencia indica en qué campos te has especializado durante la carrera o cuáles son los que más te interesan).
  • añade también las estancias en el extranjero (programas Erasmus, etc.), son indicadores del conocimiento de la lengua y la cultura de partida.

2. Hazte una idea de las tarifas y elabora un documento

La falta de experiencia no es un motivo para cobrar una miseria. Habla con compañeros o con asociaciones para saber cuáles son los mínimos que uno debería cobrar y, a partir de ahí, decide.

Elabora un documento con tus precios, es algo que te pedirán a menudo, sobre todo las agencias. Sobre este tema recomiendo leer él artículo Tarifas, tarifas, tarifas… en traducción publicado hoy en el excelente blog Algo más que traducir de Pablo Muñoz (al final encontraréis otros artículos con más información).

3. Planifica la búsqueda de empleo

No envíes cientos de CV a la semana de los que después no puedas realizar el seguimiento. Manda cada semana unos pocos, llama al cabo de unos días para saber si lo han recibido y conocer de primera mano qué les ha parecido. Es más fácil recurrir al correo electrónico, pero más efectivo llamar: se demuestra un mayor interés y no tienes que estar pendiente de si te han respondido o no.

Anota a qué empresas lo mandas y algún dato que sea relevante. Si te llaman y tienes dificultades en identificar a la empresa darás una mala imagen.

4. Llama a todas las puertas

Manda tu CV allí donde creas que pueden necesitar un traductor porque nunca se sabe de dónde puede llegar tu primera oportunidad. A mí me llegó tras mandarlo a los medios de comunicación. En Radio Barcelona lo recibieron justo cuando necesitaban una intérprete para el jurado internacional de los Premios Ondas de la Cadena Ser. Tras una entrevista, y a pesar de decirles que no era mi especialidad, me dieron el trabajo. Fue una experiencia maravillosa y tuve la suerte de repetir en cuatro ocasiones. Estas cosas pasan, son causalidades de la vida, pero pasan.

Diles también a todos tus conocidos y amigos de qué trabajas porque pueden surgir oportunidades de trabajo.

5.- Ten cuidado a qué puerta llamas

Hay agencias de traducción archiconocidas por no pagar a sus traductores. Busca información de la empresa, visita su página web, desconfía si no dan datos de contacto y, si es necesario, recurre a otros compañeros para obtener referencias. También ellos te podrán aconsejar con cuáles merece la pena contactar por su profesionalidad (recuerda que siempre se habla de las malas, pero ten presente que hay muchísimas con las que es un placer trabajar).

Cuando una empresa te mande un primer encargo, pide el pago por adelantado o al realizar la entrega o, si el importe es elevado, solicita un anticipo. No tengas miedo, si son serios no podrán inconvenientes.

6.- Las pruebas de traducción, con condiciones

Es posible que te pidan hacer alguna prueba de traducción. Si no es remunerada, acepta hacer un máximo de 300 palabras y pregúntales cuándo recibirás una respuesta. Si pasado ese tiempo no tienes noticias suyas, llama para conocer su opinión. Si tú te has molestado en realizar la prueba, ellos tienen que valorarla y darte una respuesta.

7.- No aceptes todos los trabajos

Es posible que, en cuanto tengas un trabajo confirmado, llegue otro al mismo tiempo. Si crees que no puedes asumirlo, es mejor decir que no. Si te han llamado una vez, volverán a hacerlo. Si lo aceptas pero luego no puedes ofrecer una buena traducción, seguro que no volverán a llamarte.

En nuestro trabajo las rachas son frecuentes: o tienes mucho trabajo o parece que todo el mundo se haya esfumado. Suele pasar que, tras una semana en blanco, a la siguiente tengamos que rechazar proyectos porque no podemos asumirlos. Por mucho que nos pese hay que aceptarlo y ser realistas: si no se puede garantizar la calidad, mejor no aceptar el encargo.

«Por cada cliente descontento, se pierden siete. Por cada cliente contento, se gana uno» (Elizabeth Sánchez en Twitter).

8.- Trabaja en agosto, si puedes

Si tienes flexibilidad y puedes hacer las vacaciones en otro mes, no te vayas en agosto. La mayoría de los traductores sí lo hacen, aunque sigue habiendo un volumen considerable de trabajo y, por tanto, se necesitan colaboradores. Aprovecha incluso el mes de julio para recordarles que estarás disponible durante el mes siguiente. Si te tienen en mente tienes más posibilidades de que te llamen.

9.- Aprovecha el tiempo libre para seguir formándote

Si ahora dispones de más tiempo, inviértelo en formación. No significa necesariamente que tengas que hacer un master, pero sí puedes asistir a cursos o leer artículos que te ayuden a mejorar. En el artículo Formarse más allá de la tradución encontrarás algunas ideas.

10.- Ten paciencia y no te desanimes

Tarde o temprano el trabajo llegará. Es difícil empezar, y más ahora con la crisis, pero hay que ser perseverantes.

«Cuando te entren ganas de tirar la toalla, ponte el albornoz» (Marta Ortells en Twitter).

Formarse más allá de la traducción

Para los traductores, como para la mayoría de profesiones, existe una serie de cursos –y aquí incluyo también los posgrados y másteres– que nos permiten mejorar la competencia profesional: los de traducción especializada, de corrección, de tecnologías aplicadas a nuestro sector, etc. Son importantes porque nos ayudan a consolidar y ampliar conocimientos, pero si restringimos la formación a lo estrictamente relacionado con nuestra actividad, estaremos limitando nuestra capacidad de crecimiento y mejora profesional.

Ser freelance equivale a ser una microempresa, y como tal necesitamos empaparnos de cierta actitud emprendedora si deseamos mejorar y evolucionar, de modo que debemos buscar aquella formación que nos ayude a crecer profesionalmente. Y debemos tener muy claro, por un lado, que el tiempo (siempre) y el dinero (no todas las veces) que le dediquemos son una inversión: ya sea a corto o largo plazo, obtendremos beneficios que nos compensarán el esfuerzo. Y, por el otro, debemos considerar el intercambio de información como un elemento imprescindible para mejorar, en ningún caso como una amenaza.

Y ahora vienen las preguntas clave: ¿qué tipo de formación me ayudará a lograr esta mejora? Toda la que está orientada a incrementar la productividad, a gestionar la relación con los clientes, a promocionarnos mejor, a diseñar una buena página web y un larguísimo etcétera.

Y, lo fundamental: ¿dónde puedo adquirir estos conocimientos? Las fuentes son innumerables, pero os recomiendo que consideréis especialmente las cinco que os comento.

1) Porta22 y Cibernàrium (Barcelona Activa). En Porta22 encontraréis un sinfín de cursos de evolución y mejora profesional, y Cibernàrium ofrece cursos relacionados con las nuevas tecnologías.

Para los que no sois de Barcelona o de los alrededores, buscad información en vuestros ayuntamientos porque algunos tienen centros de formación parecidos.

Las principales ventajas: todas las actividades son gratuitas y realizan seminarios de introducción de tres horas extremadamente productivos: consigues un primer contacto con el tema, en el que posteriormente puedes profundizar mediante los cursos de especialización –que suelen ser de dos, tres o cuatro sesiones– o mediante las lecturas recomendadas.

Todos los cursos son presenciales y suelen tener varias convocatorias a lo largo del año tanto en horario de mañana como de tarde. La ficha de cada actividad indica el día y la duración, así como cuándo se abren las inscripciones y las próximas convocatorias previstas.

2) Leer libros. Sí, es evidente que la lectura de libros nos ayudará en esta tarea y, además, es una actividad que podemos realizar en el horario que mejor nos convenga. Pero la clave es ¿cómo conocer libros que puedan resultarnos interesantes? Mis dos recomendaciones: inscríbete en una asociación profesional de tu sector y a listas de distribución relacionadas con tu profesión. Te ayudará a estar en contacto con compañeros de profesión que te recomendarán lecturas que agradecerás. Yo soy miembro deAPTIC (Asociación Profesional de Traductores e Intérpretes de Catalunya) y gracias a su lista de distribución descubrí el libro Vivir sin jefe, de Sergio Fernández, una lectura absolutamente recomendable para cualquier persona emprendedora o freelance. Y también gracias a comentarios expresados en la lista me he animado a leer The entrepreneurial linguist, donde se habla de nuestra profesión desde un punto de vista emprendedor.

3) Seguir blogs dedicados específicamente a la traducción y al mundo del freelance. Son una excelente fuente de información y de experiencias. En el listado de la derecha encontraréis algunos realmente interesantes; si queréis una lista más completa, podéis consultar los que tengo guardados en Delicious. Y en este punto debo agradecer especialmente a Martine Fernández y Alice Dénoyers el haberme descubierto algunos de los mejores.

4) Estar presente en las redes sociales. Es evidente que ante la enorme cantidad de información que circula, uno no alcanza a descubrirla toda. Gracias a Twitter, Facebook o LinkedIn, por citar algunas, nos llegará mucha que puede interesarnos. Y aquí es importante tener un buen sistema para guardar toda la que tendremos pendiente de leer. El artículo Cómo capturar información para leer después proporciona algunas ideas.

5) Realizar encuentros con compañeros de profesión. Es una idea que empezamos a gestar en primavera con otras traductoras y una práctica que Segio Fernández recomienda en su libro. Según dice textualmente, se trata de «Crear un club de cerebros (y de corazones) emprendedores para discutir y charlar sobre dificultades en el trabajo». Después del primer encuentro que hemos organizado, os animo a que vosotros también lo hagáis porque os ayudará a tener diferentes puntos de vista sobre todo lo que rodea nuestro trabajo.

El siguiente paso, una vez definidas las fuentes, es encontrar el momento. Desde mi punto de vista, y así lo recomiendan personas expertas en estos temas, lo aconsejable es dedicar un tiempo cada semana a leer artículos, y asistir a algún curso (especialmente los que os he comentado en el punto 1) al menos una vez al mes o cada dos meses, según la duración. Los días o semanas en que tenemos menos trabajo son una gran oportunidad para leer artículos que nos hayan llamado la atención, y si los tenemos bien organizados, nos resultará fácil localizarlos (recordad el enlace del punto 4 para organizar las lecturas pendientes).

Si deseamos crecer profesionalmente, la formación nos permitirá ampliar horizontes obteniendo conocimientos y puntos de vista que son imprescindibles para lograrlo. Si centramos nuestros esfuerzos solamente en, por el caso, traducir y revisar, y olvidamos todo el resto, nuestras perspectivas de crecimiento y mejora quedarán mermadas.

Antes de terminar este artículo, os dejo uno que me llegó a través del Twitter (gracias, Verónica), La precariedad en el mundo de la traducción, publicado por Elizabeth Sánchez en su blog, donde comenta la falta de formación de los estudiantes de traducción en aspectos de gestión empresarial y marketing. Creo que su reflexión es interesante.

Delicious es también una fuente de información

En la cápsula de formación Cómo utilizar herramientas web 2.0 en tu estrategia de marketing (organizada por Cibernàrium), a la que asistí antes del verano, se comentó que Delicious, además de ser una herramienta para guardar y clasificar enlaces, también permite crear avisos para recibir notificaciones cuando alguien guarda un enlace con una palabra concreta. No dio tiempo para más, sólo se mencionó esta función, y como poco después llegaron las vacaciones, dejé este tema de lado para profundizar en él a la vuelta.

Tras publicar aquí el primer artículo, Organizar el despacho, una amiga me recomendó ThinkWasaby, un blog sobre tecnología y productividad simple que inmediatamente agregué a mi lista. Y precisamente allí encontré el artículo Feeds vitaminados con las suscripciones de Delicious, dedicado a esta función, donde encontraréis una descripción muy clara y los pasos necesarios para configurarla.

Para los traductores, siempre ávidos por encontrar en la red nuevos diccionarios y glosarios, resulta una forma rápida y fácil de ampliar nuestra lista de recursos.

La página de inicio personalizada: toda la información en un mismo lugar

El entorno 2.0 ha cambiado por completo la forma de comunicarnos y de trabajar, y necesitaba ponerme al día, así que en primavera asistí a la cápsula de formación La oficina 2.0: Herramientas on line para tareas profesionales cotidianas organizada por Cibernàrium (Barcelona Activa). En tres horas vimos herramientas para organizarnos mejor, para trabajar en red y para conocer opiniones o hacer evaluaciones. Fue una sesión muy productiva, sobre todo gracias al descubrimiento de la página de inicio personalizada.

Hace tiempo que estar conectados a Internet se ha convertido en una obligación para poder desarrollar nuestra actividad profesional de forma eficaz. En Internet tenemos el correo electrónico, los contactos, la agenda, documentos, nuestros enlaces y los blogs que seguimos. Con esta herramienta podemos acceder a toda esta información de forma rápida y fácil porque agrupa todas las fuentes que consultamos a diario.

La página de inicio personalizada

¿Para qué sirve? Nos permite tener agrupadas en una misma pantalla todas las fuentes que consultamos y que hasta ahora teníamos esparcidas por diferentes sitios. Además podemos organizar estas fuentes en diferentes pestañas según su contenido (trabajo, blogs, etc.).

¿Cómo se crea? Se puede crear con iGoogle, MyYahoo!, Netvives, PageFlakes, etc. Para algunas como iGoogle o MyYahoo! es necesario tener activada su cuenta de correo electrónico, pero Netvives o PageFlakes ofrecen esta herramienta sin tener una cuenta de correo concreta.

¿Cómo se configura? Cuando hayamos decidido cuál utilizar, nos registraremos y podremos acceder a nuestra página, que estará vacía. A partir de ahí podemos definir cuántas pestañas queremos que tenga, dar un nombre a cada una de ellas y empezar a añadir el contenido. Por ejemplo, podemos tener una pestaña que incluya todo lo relacionado con nuestra actividad profesional (correo electrónico, agenda, documentos, enlaces) y otra dedicada a las fuentes de información (blogs, periódicos, etc.). Los elementos se añaden introduciendo la URL correspondiente y podemos organizarlos en diferentes columnas y en el orden que queramos, basta con arrastrar cada elemento. También podemos configurar un fondo diferente para cada pestaña, lo que nos ayudará a diferenciarlas con claridad (existen infinidad de diseños).

¿Por qué resulta tan útil? No solamente por el hecho de tenerlo todo en un mismo sitio y poder consultarlo desde cualquier lugar, sino también porque tenemos la información actualizada y nos permite ahorrar tiempo. Cada elemento que añadimos aparece en un recuadro en la pestaña que hemos seleccionado y, para acceder a cada elemento, solo tendremos que pulsar en el recuadro correspondiente. Si se trata de nuestro correo electrónico, aparecerán los últimos mensajes recibidos, y si pulsamos en él, accederemos directamente al gestor del correo. Si se trata de un blog, en el recuadro aparecerán los últimos artículos publicados y podremos decidir si hay alguno que nos interesa leer. Si hasta ahora accedías de forma independiente a todos los blogs que seguías, ahora los puedes tener todos juntos en una misma página y consultar en un vistazo las publicaciones recientes.

Para que os hagáis una idea, aquí tenéis una imagen de la pestaña de blogs de mi página de inicio:

De este modo, en una sola pantalla tenemos toda la información que necesitamos consultar habitualmente y nos permite estar al día de forma rápida y práctica.

Organizar el despacho

Acabo de incorporarme al trabajo tras las vacaciones, así que dedicaré esta primera semana a ponerlo de nuevo todo en marcha y, antes que nada, a terminar de ordenar el despacho.

Cada año, unos días antes del ansiado mes de descanso y desconexión, aprovecho para limpiar y reordenar la zona de trabajo. En principio sólo se trata de revisar los papeles que, inevitablemente, se han ido acumulando durante el curso para decidir cuáles merece la pena guardar y clasificarlos donde corresponda. Pero, durante esos momentos, siempre encuentro alguna forma mejor de organizar las cosas y, esta vez, el cambio ha sido incluso más profundo gracias a los artículos Be Productive Working at Home10 Ways to Relaxify Your Workspace, que contienen muy buenas ideas, especialmente para los que trabajamos en casa, para crear un entorno de trabajo más agradable y productivo, así que me he puesto manos a la obra y he aplicado algunos de los buenos consejos que dan. Aquí teneis un resumen de los más destacados, con algunas aportaciones.

Consejos para crear una zona de trabajo más productiva

  • Tener a mano todo lo que necesitamos para trabajar para evitar interrupciones innecesarias. Además, si tenemos a la vista únicamente lo relacionado con lo que estamos haciendo en ese momento y guardamos el resto, nos concentraremos mejor, y evitaremos distraernos con tareas pendientes. Un buen hábito es dejar preparado, antes de terminar la jornada laboral, lo que necesitaremos pare el día siguiente y guardar el resto en su sitio.
  • Eliminar todas las distracciones, especialmente las visuales que no son cosas específicas del trabajo y que pueden atraer nuestra atención. Para ello resulta especialmente útil tener espacios independientes donde guardar el material del trabajo de las cosas personales. Una buena forma es tener un lugar donde poner toda la correspondencia de la casa y los documentos personales. Y si en casa hay niños, con una pizarra y un calendario podemos convertir la cocina en el centro de gestión de la vida familiar.
  • Tener un lugar donde guardar de forma ordenada las cosas del trabajo: materiales de referencia bien clasificados, una bandeja para los trabajos en curso y otra para los terminados y un espacio exclusivo para los diccionarios y libros de consulta. De este modo podremos localizar fácilmente el material que necesitemos en cada momento.

Consejos para crear una zona de trabajo más agradable

Unos pocos cambios pueden ayudar a personalizar el despacho y a convertirlo en un lugar que forme parte de nosotros, en el que nos sintamos realmente cómodos.

  • Personalizarlo añadiendo objetos y fotos personales que nos recuerden buenos momentos.
  • Crear una atmósfera más relajante y un ambiente más acojedor poniendo una planta.
  • Refrescar el ambiente con un ambientador con vaporizador; será el toque final.

Y, por último, una buena iluminación, una superficie de trabajo adecuada (y despejada) y una silla cómoda también nos ayudarán a trabajar mejor.