Preguntas frecuentes sobre las traducciones juradas

¿Qué es una traducción jurada y quién puede hacerla?

Una traducción jurada es una traducción que incluye una certificación específica, está firmada y sellada por un traductor jurado y tiene carácter oficial ante las autoridades y administraciones.

Por lo general se necesita este tipo de traducción para documentos que requieren una validez legal (títulos universitarios, escrituras de sociedades, documentos civiles, etc.).

El traductor jurado, nombrado por el Ministerio de Asuntos Exteriores, es el único profesional independiente con capacidad para hacer este tipo de traducciones.

¿Dónde son válidas las traducciones juradas?

De acuerdo con el artículo 6, apartado 2, del Reglamento (UE) 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 6 de julio de 2016, «Una traducción jurada realizada por una persona habilitada para ello en virtud del Derecho de un Estado miembro será aceptada en todos los Estados miembros».

Para otros países, dependerá de los requisitos que estos exijan, de modo que será necesario informarse ante el organismo al que tengas que presentar la documentación.

¿Cómo se entregan las traducciones juradas?

Hasta hace poco las traducciones juradas se tenían que entregar necesariamente en papel, ya que en ellas debe constar la firma y el sello del traductor jurado.

Ahora bien, algunos organismos ya aceptan las traducciones firmadas mediante certificado digital, que es mucho más práctico. Deberás informarte si quien te solicita la traducción jurada la admitirá firmada con certificado digital. En este caso, la recibirás por correo electrónico en formato pdf. En caso contrario, recibirás la copia en papel mediante servicio de mensajería y una versión escaneada.

Según el artículo 3.4 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, «La firma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel».

¿Las traducciones juradas caducan?

Las traducciones juradas no caducan. No obstante, si se hizo la traducción jurada de un documento que ya no es válido, porque ha caducado, la traducción jurada correspondiente deja de ser válida por ese motivo. Asimismo, algunos organismos oficiales pueden no aceptar una traducción jurada si se realizó hace mucho tiempo. Lo más aconsejable, en estos casos, es asegurarse ante el organismo en cuestión.

¿Cómo se facturan las traducciones juradas?

El importe se calcula a partir del número de palabras del documento original. Si es un documento pequeño, se aplica una tarifa mínima.

Para obtener un presupuesto con el coste exacto del servicio lo idóneo es enviar los documentos escaneados por correo electrónico.

¿Es necesario enviar los documentos originales?

No, las traducciones juradas se pueden hacer a partir de copias o documentos escaneados.

¿El traductor jurado puede indicar de qué documentos se requiere la traducción jurada para un trámite concreto?

Aunque el traductor jurado puede saber los documentos que habitualmente deben presentarse para determinados trámites, la información exacta la proporcionará la administración o la entidad a la que se debe entregar la traducción jurada.

Resumen

  • Una traducción jurada incluye una certificación y lleva la firma y el sello del traductor jurado.
  • Las traducciones juradas son válidas en todos los Estados miembros de la UE. Para otros países hay que informarse acerca de los requisitos.
  • Algunos organismos las aceptan firmadas mediante certificado digital. Es preciso asegurarse al respecto para cada trámite.
  • Las traducciones juradas no caducan, aunque si se realizaron hace mucho tiempo puede que no las acepten. Se aconseja confirmarlo con el organismo en cuestión.

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La fase de preparación de un proyecto de traducción

En cuanto ya tenemos confirmado un nuevo encargo de traducción, merece la pena dedicar un rato a prepararlo bien antes de empezar con la tarea de traducir. Definirlo y organizarlo correctamente nos puede ahorrar tiempo y quebraderos de cabeza más adelante. Y contribuye también a garantizar la calidad de nuestro trabajo.

Esta fase la podemos dividir en cinco etapas, cuya duración variará en función de la complejidad del proyecto.

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1. Definimos el proyecto en nuestro sistema interno de gestión

Preparamos la ficha correspondiente con todos los datos: referencia, cliente, contacto o gestor del proyecto, servicio y combinación de idiomas, volumen y tarifa, fecha de entrega y notas pertinentes (para tener toda esta información bajo control utilizo el programa LPS Expert).

En los días frenéticos con encargos urgentes y acumulación de tareas, nos puede pasar por la cabeza dejarlo para más tarde, pero entonces corremos el riesgo de omitir algo o equivocarnos en algún dato relevante o, como mínimo, necesitaremos más tiempo para recuperarlos. Es mejor anotar todos los datos cuando tenemos la información reciente, en particular las instrucciones específicas que nos ha dado el cliente.

2. Preparamos la carpeta del proyecto 

En mi caso, para cada proyecto creo una carpeta que incluye cuatro subcarpetas. Una denominada Gestión, donde guardo toda la documentación relacionada con la gestión del proyecto: presupuesto y/o hoja de pedido, hoja de dudas y anotaciones e instrucciones de QA. En las otras tres, Originales, Revisión y Traducciones, tal como sus nombres indican, guardo los documentos correspondientes a cada versión del texto.

3. Revisamos los documentos originales

Frenamos el ímpetu de empezar a traducir enseguida i revisamos todos los documentos del proyecto. Esta etapa tiene tres objetivos:

– Comprobar que tenemos todos los documentos, que los podemos abrir y que todos son legibles. Es muy recomendable hacerlo enseguida, especialmente si tenemos previsto empezar el trabajo fuera del horario del cliente. Si nos encontramos con problemas con los archivos que no podemos resolver en ese momento al trabajo se nos atrasará.

– Mirar que el recuento coincida con el que nos ha indicado el cliente o el que nos consta, no solamente por una cuestión de precio, sino para no encontrarnos con más palabras de las previstas y que el plazo inicialmente acordado sea demasiado justo..

–  Intentar detectar y anticipar posibles dificultades. Si en el documento figuran imágenes no editables con textos, tendremos que consultar qué quiere hacer el cliente en este caso. Si los documentos originales son en pdf e incluyen encabezados y pies de página, tablas, etc. tendremos que revisar a fondo la versión editable del documento (ya sea antes de traducirlo o después) porque a menudo la conversión de formato de estos elementos presenta problemas.

4. Preparamos todo el material necesario para llevar a cabo el encargo con las máximas garantías

Es el momento de definir la memoria de traducción que usaremos así como las bases de términos que nos pueden resultar útiles.

También comprobamos si disponemos de otros materiales de referencia o anotaciones que hayamos utilizado en proyectos anteriores de ese mismo cliente o de la temática del proyecto en cuestión.

5. Planificamos el encargo

Para terminar la preparación, anotamos bien en el calendario la fecha y la hora de entrega y distribuimos el trabajo en función los días de que disponemos. Es importante reservar tiempo para la revisión final tanto lingüística como de formato y, si el plazo nos lo permite, intentamos dejar margen para los imprevistos.

Y tú, ¿cómo preparas un proyecto antes de empezar a traducir? ¿Añadirías algún punto? Cualquier aportación será bienvenida :-).

Día Internacional de la Lengua Materna

Hoy descubro que el 21 de febrero es el Día Internacional de la Lengua Materna. Hago un poco de búsqueda por Internet, y me encuentro con un bonito texto escrito por Irina Bokova, Directora General de la UNESCO, que empieza con este fragmento:

Con motivo del Día Internacional de la Lengua Materna, la UNESCO reafirma su
compromiso total con la diversidad lingüística y el plurilingüismo. Las lenguas reflejan lo que somos y estructuran nuestros pensamientos e identidades. No puede haber un diálogo genuino, ni una cooperación internacional eficaz, sin el respeto de la diversidad lingüística, que abre paso a la comprensión verdadera de cada cultura.
El acceso a la diversidad de las lenguas puede estimular la curiosidad y la
comprensión mutua de los pueblos. Por esta razón, el aprendizaje de las lenguas es
a la vez una promesa de paz, de innovación y de creatividad.

Encontaréis el texto completo en este enlace: http://unesdoc.unesco.org/images/0024/002473/247320S.pdf

Y más información sobre la celebración de este día en la web de la UNESCO.

 

Cliente nuevo para la agencia, cliente nuevo para ti

opportunityDe vez en cuando, las agencias con las que trabajamos nos asignan un encargo que es para un cliente nuevo. Se trata de una buena oportunidad para lograr aumentar nuestra facturación, ya que si queda contento con nuestra traducción, con casi toda seguridad la agencia nos asignará sus proyectos. Todos somos conscientes de la importancia que reviste la entrada de un nuevo cliente y lo que supone para nosotros: fidelizar a la agencia con la que trabajamos logrando que el cliente quede satisfecho.

Probablemente este primer proyecto nos exigirá más dedicación y una atención especial, ya que iniciamos la fase de conocer al cliente final y la tipología de documentación que necesita traducir. Es bueno extremar todas las precauciones, sabemos que los primeros encargos son clave para convencer de que la agencia es la adecuada. Aquí os explico la pauta que sigo para este tipo de proyectos.

  • Abrir los archivos que tengo que traducir nada más recibirlos para verificar que no hay ningún problema.

Quizá no podemos empezar la traducción de inmediato, pero es bueno asegurarnos de que no vamos a quedarnos bloqueados por un problema con los archivos cuando podamos comenzar. No quedaría muy profesional de cara al cliente comunicarle alguna incidencia de este tipo horas después de que haya enviado los documentos.

  • Planificar un tiempo de trabajo superior al habitual.

Si no disponemos de un margen de tiempo ligeramente más amplio del que necesitaríamos habitualmente para realizar un encargo de un volumen parecido, es preferible no aceptarlo. Es muy posible que tengamos que familiarizarnos con un tipo de documentación nueva y, posiblemente, con nueva terminología. Este punto incluso es más aconsejable si para el proyecto tenemos que utilizar un programa de traducción que no manejamos con frecuencia. Siempre es mejor rechazar un proyecto antes que entregar una traducción sin haber podido dedicarle el tiempo que requería. La puerta quedará abierta para una segunda ocasión, en cambio, si no alcanzamos el nivel de calidad esperada, nuestra imagen profesional quedará bastante perjudicada.

  • Avanzar ligeramente la entrega a la agencia.

La agencia, al igual que nosotros, está en proceso de conocer al cliente, de modo que la parte de revisión del proyecto también es más delicada de lo habitual. Por este motivo, agradecerá recibir el texto con cierta antelación y disponer de un poco más de margen para revisarlo. Asimismo, tanto agencia como traductor tendremos tiempo de comentar con tranquilidad cualquier observación o sugerencia de cambio.

Si, además, estamos usando un programa de traducción, en caso de tener algún problema con la exportación dispondremos de tiempo suficiente para solucionarlo. No hay nada peor que la tecnología nos juegue una mala pasada justo a la hora de la entrega. Y encima suele pasar con los proyectos más “comprometidos”.

  • Enviar un documento con la terminología del proyecto

Como comentaba hace poco @plluberas, es muy aconsejable conservar los glosarios de las traducciones, y lo es todavía más con un primer encargo. Facilita la labor de revisión y sirve de referencia en caso de que el cliente proponga modificaciones.

  • Pedir feedback del cliente final

Interesarnos después de la entrega por saber si el cliente final ha quedado contento con la traducción es una forma de demostrar que nos preocupamos por nuestro trabajo y por la repercusión que tiene para la agencia.

Así fue Traduemprende Barcelona

El pasado viernes se celebró en Barcelona la segunda edición de la Jornada sobre Traducción y Emprendimiento (TraduEmprende), donde tuve la ocasión de participar como ponente. Iba dirigida a un público recién licenciado con el objetivo de que obtuvieran consejos y salieran con ideas para abrirse camino como freelance en el mundo laboral de la traducción. Creo que fue un éxito en muchos sentidos: en organización, con unas Hermina e Inés incombustibles y atentas a todo, de asistencia, con gente interesada en aprender y con ganas de poder hablar distendidamente sobre nuestro mundo, y de compañeros ponentes con sus respectivas ponencias.

También fue, por supuesto, una gran ocasión para desvirtualizar o ver de nuevo a tantos traductores y pasar un buen rato entre consejos, experiencias, risas y copas.

Como algunos ya sabéis, el tema de mi charla fue El enfoque empresarial del traductor freelance. Agradezco muchísimo todos los buenos comentarios y saber que los asistentes se han ido con ideas y un listado de cosas que pueden hacer para poder arrancar su carrera profesional. Me quedó pendiente hablar sobre las herramientas de planificación, así que prometo entrada en el blog sobre este tema. 

Os dejo aquí todo el material de la ponencia:

– El vídeo: http://www.youtube.com/watch?v=ld-1A-HzjZo&sns=tw (a partir de 3:01:00 empieza la mía. Las incluye todas, no os las perdáis).

– La presentación:

– Algunos de los tuits:

@irene_vidal habla del enfoque empresarial. #tradurunners en el #Traduemprende . 🙂 pic.twitter.com/OLubsNR8yH

— Juan Yborra Golpe (@jjyborragol) noviembre 22, 2013

Herramientas y aplicaciones útiles para traductores que no son sobre traducción

Como traductores autónomos, además de traducir, estamos presentes en las redes sociales, algunos tenemos un blog, nos sabemos vivir sin Internet y aprovechamos al máximo todo lo que nos ofrece ya sea para mejorar nuestras campañas o estrategias de marketing, captar nuevos clientes, aumentar la productividad o para ampliar la influencia de nuestra marca. Os voy a confesar que soy casi adicta a probar nuevas aplicaciones o herramientas. Algunas simplemente hacen que el escritorio sea más bonito y otras las utilizo para planificar o gestionar mejor el trabajo. Aquí he recogido algunas de las más destacadas.
best_apps
Para crear mapas mentales
Para crear infografías
Para crear formularios y encuestas
Para crear un CV o página de presentación virtuales
Para las redes sociales
Para buscar imágenes e iconos
Para editar imágenes
Para hacer presentaciones
Tipografías
Para controlar las finanzas personales
Para descansar la vista mientras usamos el ordenador
Para encontrar música
Para recuperar archivos
Para crear estructuras de archivos y carpetas
Si a vosotros también os tienta probar aplicaciones o herramientas nuevas y estas os saben a poco, en este enlace encontraréis una lista bastante más exhaustiva (aunque no está ordenada); son las que voy guardando en mi cuenta de Delicious.
¿Hay alguna que utilices con frecuencia o que te guste especialmente? Compártela y así ampliamos la lista 🙂
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Las bases para una buena relación

El haber trabajado siempre por mi cuenta, primero exclusivamente como traductora y, más adelante, también gestionando proyectos, me ha permitido vivir situaciones de todo tipo en la relación profesional que se establece entre el colaborador y el responsable del proyecto –ya sea una empresa u otro freelance. Estas experiencias me han servido de lección para establecer unos principios que, a mi modo de ver, permiten crear un equipo de trabajo que esté rodeado de un ambiente lo más respetuoso y profesional posible.

¿Cuáles son estos principios?

Respetar los horarios

Hay quien empieza la jornada a las seis de la mañana y hay quien a las diez enciende el ordenador. Los hay que dejan de teclear antes de las cinco de la tarde y otros que apuran hasta casi la hora de cenar. Indiscutiblemente, cada uno tiene su horario, pero es importante entender cuál es la franja más habitual y evitar las llamadas a horas intempestivas y fuera de los días laborables, salvo en casos de extrema urgencia. Puede parecer una obviedad, pero no es tan inusual como debería.

Limitar las urgencias

A pesar de la famosa frase «lo necesito para ayer», muchos encargos que se plantean como urgencias en realidad no lo son. Con frecuencia, ante teóricas situaciones urgentes se logra ampliar considerablemente el plazo de entrega, lo que demuestra que la prisa era relativa, sin hablar de cuando se plantea el cobro de un recargo.

Las urgencias deben reservarse para casos excepcionales, e intentar que el ritmo de trabajo no sea siempre frenético. Porque trabajar constantemente de forma acelerada no es bueno ni para la calidad del trabajo ni para el propio profesional.

Recompensar los esfuerzos

Con esto me refiero al trabajo en días festivos, fines de semana, noches o en los casos en que hay que asumir un volumen de trabajo diario superior al normal. En mi opinión supone un esfuerzo adicional que debe compensarse aplicando una tarifa más elevada.

Confirmar la recepción y agradecer el trabajo realizado

No cuesta nada y es realmente gratificante. Un simple «Muchas gracias, hemos recibido correctamente el documento» es una buena muestra de consideración.

Honestidad

Todo profesional conoce perfectamente sus limitaciones y sabe qué encargos están fuera de su competencia. Por muy tentador que pueda resultar un proyecto desde el punto de vista económico, si no nos vemos absolutamente capacitados para llevarlo a cabo es mejor ser sinceros y esperar una mejor ocasión. Una explicación clara del porqué consideramos que no podremos ofrecer un servicio de calidad para ese caso concreto será una demostración de gran profesionalidad.

E incluso si nos damos cuenta de ello una vez hemos aceptado el encargo, la capacidad de reacción siempre será mayor en una etapa inicial. Y resultará más fácil asignar el trabajo a otra persona que intentar enmendar un trabajo mal hecho y recuperar la confianza de un cliente que no haya quedado satisfecho.

Entregas puntuales… y pagos puntuales en plazos razonables

Cuando se acuerda una fecha y hora para la entrega de un trabajo, lo último que un colaborador debe hacer es comunicar un rato antes que tiene que retrasarla o, simplemente, entregarla más tarde sin siquiera avisar. Siempre pueden surgir imprevistos, puede haber situaciones que impidan cumplir con el plazo acordado, pero deben ser casos sumamente excepcionales.

La puntualidad forma parte de la profesionalidad de un traductor. Y si es necesario retrasar la entrega o, por algún motivo, no se puede seguir con el trabajo, situación a la que Martine Fernández dedicó un artículo muy interesante en su blog (Cómo gestionar una crisis), se debe avisar lo antes posible para que el margen de reacción sea mayor.

Y de la misma forma que se espera que el colaborador sea puntual, a él también le gusta la puntualidad en el pago. Aquí, de nuevo, pueden producirse excepciones, pero la norma debe ser la puntualidad y un plazo razonable.

Saber decir que no… y aceptar un no

La ley de Murphy existe, y cuando se está hasta arriba de trabajo es cuando más propuestas de proyectos se reciben. Aquí, nuevamente, si no se puede garantizar un trabajo al nivel habitual, es mejor rechazar la propuesta, por más que nos pese.

Igualmente, cuanto más se necesita a uno de los colaboradores de confianza, de menos tiempo dispone. Mejor, pues, recurrir a otro profesional.

Notificar los periodos de vacaciones y activar la respuesta automática

Si nos vamos a tomar unas vacaciones, sea cuál sea la época del año, incluso en agosto, no está de más avisar de los días que no estaremos disponibles para ayudar en la planificación de posibles proyectos. Tampoco está de más activar la respuesta automática del correo electrónico por si alguien nos contacta.

Implicación y respeto mutuo

Ambas partes tienen que implicarse en la misma medida, respetarse y ser conscientes de la importancia que tiene cada una, siempre y cuando actúen con ética y profesionalidad. Una y otra son imprescindibles para ofrecer un servicio impecable al cliente. Deben considerarse piezas clave entre sí y sentirse un equipo que rema en la misma dirección.

Prepárate con tiempo para la Navidad

Estamos a mediados de noviembre, queda poco más de un mes para las fiestas navideñas y a principios de diciembre nos espera el magnífico puente de la Purísima (a los que vivimos en España, claro). A la práctica quedan cuatro semanas para que empiece la Navidad. Si queremos ser previsores y ahorrarnos prisas de última hora, tenemos que empezar a planificar muchas cosas.

Las felicitaciones

¿A quién mandaremos una felicitación? Prepara una lista con todas aquellas personas a quien deseas enviársela: clientes, clientes potenciales, colaboradores… Si la tienes de otros años, actualízala. Si la creas por primera vez, guárdala para recuperarla al año siguiente.

Sopesa bien las ventajas y los inconvenientes de las felicitaciones electrónicas y las postales y decídete por una de las dos. Los que prefieran la electrónica dispondrán de más margen de tiempo, pero es menos personalizada y hay que ir con cuidado cuando se envía a varias personas al mismo tiempo. Si decides mandarlas por correo postal, empieza a mirar dónde comprarlas (en tiendas de toda la vida o en Internet) o también puedes encargarlas a un diseñador, aunque quizá ya sea un poco tarde. Comprueba que tengas suficientes tarjetas de visita —nunca está de más ponerlas dentro de la postal— y reserva un día para prepararlas. Es un trabajo más lento de lo que puede parecer.

Hay que tener en cuenta, si finalmente nos decidimos por las postales de toda la vida (me refiero al formato, no al diseño), que correos se colapsa por Navidad, al menos en España. Cada año, por estas fechas, hay unas colas infinitas en todas las oficinas y las cartas pueden tardar una semana en llegar.

Los regalos

Un regalo no significa mandar una enorme cesta de Navidad. No destila modernidad y seguramente no se ajustará a nuestro presupuesto. Se trata de tener un detalle con las personas que han confiado en nuestro trabajo y con las que nos han ayudado a llevarlo a cabo. Si crees que es una buena idea, tómate una tarde libre para darte una vuelta por tu ciudad. No tengas prisa, seguro que darás con algo original.

Las visitas

Quizá sea el momento de hacer un poco de balance con los clientes: saber de primera mano cómo valoran la relación establecida, la comunicación, la calidad del servicio que les prestamos… Ir a verles es una magnífica ocasión para intercambiar impresiones y un buen momento para llevarles en persona la felicitación y un detalle, si así lo hemos decidido. Si están lejos y nos es imposible desplazarnos, siempre podemos llamarles para felicitarles personalmente las fiestas.

El comunicado de ausencia

¿Aprovecharás estos días para hacer unas pequeñas vacaciones y cargar las pilas para un nuevo año lleno de retos y nuevos proyectos? Bien hecho, todos lo necesitamos, pero avisa con tiempo a los clientes para que puedan organizarse ante tu ausencia.

Cuando te rechacen un presupuesto, ponte a trabajar

Recibimos una llamada o un correo electrónico de un posible cliente que nos pide un presupuesto. Analizamos la documentación que se tiene que traducir y elaboramos un documento claro y conciso con todos los datos. Lo convertimos a pdf y lo mandamos.

A partir de ahí, podemos tener una actitud pasiva y esperar la posible respuesta o ser proactivos para mostrar nuestro interés, cada uno decide, pero indudablemente es mejor actuar antes que esperar sentados. Si somos activos llamaremos al posible cliente y le comunicaremos que hemos mandado el presupuesto. En la mayoría de los casos agradecerá nuestra llamada porque le evitaremos que tenga que estar pendiente de la bandeja de entrada. Y ya que le tenemos al teléfono, aprovecharemos y nos ofreceremos para resolverle las dudas que le puedan surgir cuando lo lea.

Tras unos días, que variarán en función de la urgencia del encargo, nos pondremos de nuevo en contacto con él para saber si, en efecto, ha recibido correctamente el presupuesto, para aclararle alguna duda que pueda tener y conocer si ha tomado una decisión. Puede que en ese mismo momento nos confirme el encargo o, en el peor de los casos, que ha aceptado otro presupuesto. En el primer caso, nos pondremos manos a la obra. En el segundo, nos quedará aún trabajo por delante: cada vez que nos rechazan un presupuesto hay un motivo y nuestro objetivo es descubrirlo. Lograr esta información nos permitirá seguir actuando en la misma dirección o nos llevará a introducir cambios que nos permitirán mejorar.

¿Por qué nuestro presupuesto no ha sido aceptado?

Cuando un encargo no se materializa por una cuestión de precio, ahí no podremos hacer nada, siempre y cuando hayamos valorado el trabajo a conciencia. Ese es nuestro precio, ya saldrán nuevas oportunidades.

También puede darse que otro traductor haya ofrecido un plazo de entrega más ajustado. De nuevo, es importante evaluar bien el trabajo, y debemos proponer un plazo realista. No es aconsejable comprometernos a entregar traducciones en plazos demasiado justos cuando sabemos que necesitaremos más tiempo y arriesgarnos, así, a ofrecer un servicio de menor calidad. Otra vez será.

Pero también pueden darse otras situaciones. ¿No conseguimos el encargo porque alguien respondió antes que nosotros? Tendremos que analizar, pues, en qué momento recibimos la petición y cuánto tiempo tardamos en mandar el presupuesto. Si recibimos la solicitud dentro de nuestro horario de trabajo habrá que valorar si el tiempo de respuesta fue razonable. Por el contrario, si ya habíamos terminado también podremos sospesar si nos interesa estar pendientes del correo y del teléfono fuera de nuestro horario. Lo importante, en este punto, es ser consecuentes: si decidimos no responder a los correos o no atender las llamadas en cuanto damos por terminada la jornada, luego no debemos lamentarnos de oportunidades perdidas. Sería un contrasentido.

Otra posibilidad es que el cliente haya recibido un presupuesto que le haya generado más confianza que el nuestro. De ser así, deberemos someter a examen el documento que presentamos y pensar bien qué modificaciones podemos introducir para que el posible cliente se decida por nosotros. Elabora un nuevo documento y dáselo a otras personas para que te den su opinión. Verás como hay cosas que se pueden mejorar, tanto de la presentación y la estructuración de la información como del contenido.

¿Cómo podemos saber por qué motivo nuestro presupuesto no ha sido aceptado?

En cuanto hayamos evaluado los motivos que pueden llevar a un posible cliente a rechazar un presupuesto, podemos redactar un breve cuestionario con la información que queremos obtener y cuyas preguntas variarán en función de cómo tengamos organizada nuestra actividad. Por ejemplo, si un traductor tiene por norma mandar de forma inmediata el presupuesto tras recibir la solicitud, no le servirá de nada preguntarle al cliente si no ha formalizado el encargo porque otro ha respondido antes. Todo dependerá de cada uno y de su propia forma de trabajar.

Una vez preparado el cuestionario, cuando se confirme el primer rechazo podremos mandarlo por correo electrónico o bien formularlo por teléfono. Como siempre, la opción del teléfono es mejor porque tendremos más posibilidades de lograr la información que buscamos. De no ser posible, siempre podemos recurrir al correo electrónico, pero es fundamental que haya pocas preguntas y que se puedan responder fácilmente, así que lo mejor seguramente será incluirlas en el texto del mensaje para que se puedan responder directamente dentro del correo de respuesta.

Apunte final

Indudablemente, no será fácil que nos contesten siempre y debemos plantearnos si recurrir sistemáticamente a estos breves cuestionarios o solamente en determinados casos. Además, es muy probable que los beneficios de todo ello se perciban de forma diferente en función de la visión que tenga cada uno de su propia actividad profesional y de su forma de desarrollarla. Desde mi punto de vista, mediante esta información podemos reafirmar si estamos en la dirección correcta o plantearnos cambios que nos permitirán mejorar.

Los glosarios terminológicos con Excel

Crear nuestros propios glosarios terminológicos es una parte fundamental del trabajo de un traductor, y muy en particular de los que nos dedicamos a traducciones especializadas. Tener unos buenos glosarios construidos a partir de los términos que hemos utilizado nos ayudan, por un lado, a aumentar la productividad, y por el otro, a mantener la coherencia en las traducciones de un mismo cliente. Ser rigurosos y constantes nos evitará tener que buscar de nuevo un término, con el consiguiente riesgo de no encontrarlo o de no encontrar aquél que en una ocasión nos resultó sumamente adecuado y del que no nos acordamos.

Sin embargo, crearlos y actualizarlos no es una tarea sencilla. Tendremos que escoger el programa, decidir si los clasificamos por cliente o por especialidadlos campos que deseamos incluir y, por último, establecer un protocolo o sistematizar el proceso para introducir los nuevos términos de modo que los glosarios sean totalmente fiables.

El programa

Mi experiencia me ha llevado a usar Excel tras haber probado durante tiempo Multiterm, una herramienta muy completa pero en la que introducir los datos es sumamente lento. Quizá para grandes empresas de traducción sea práctica, pero en cuanto a empecé a utilizar Excel el cambio me convenció desde el principio. Es cierto que si trabajamos con memorias de traducción no podremos recuperar de forma automática los términos, pero el resto de ventajas lo compensan: permite introducir los datos con mucha mayor rapidez, se pueden hacer modificaciones con muchísima facilidad y resaltar claramente aquellos términos que están pendientes de confirmación, por ejemplo. Además, es posible realizar búsquedas avanzadas y localizar los campos que no están completados mediante la función de los filtros, que he aprendido hace poco gracias a un curso a distancia de SIC. Si queréis una explicación detallada sobre esta función, podéis descargaros el pdf Glosarios terminológicos con Excelque he colgado en Slideshare).

La organización

Decidir si queremos organizar nuestros glosarios por clientes o por especialidad será clave tanto para la estructura del glosario como, posteriormente, para la recuperación de los términos. Desde mi punto de vista, aunque seguramente dependerá del tipo de traducciones que realice cada uno, resulta más práctico organizarlos por especialidades (glosarios de términos generales, jurídicos, económicos y científico-técnicos) puesto que de esta forma también podremos recuperar la terminología de cada cliente si incluimos el campo correspondiente en la estructura (encontraréis cómo hacerlo en la presentación Glosarios terminológicos con Excel). En cambio, si optamos por clasificarlos por clientes, nos será mucho más difícil localizar términos que podríamos utilizar para textos parecidos de otras empresas. Un ejemplo: si traducimos contratos y tenemos los glosarios organizados por clientes, la terminología específica de este tipo de documentos estará esparcida en diferentes fuentes y seguramente tendremos términos repetidos en diferentes glosarios (lo que supone duplicar esfuerzos) y tardaremos más tiempo en encontrarlos (seremos menos productivos).

Los campos

En cuanto a la información, aparte del término de origen y de destino, es imprescindible tener un campo para el cliente –por la razón comentada al final del párrafo anterior–, otro para el área temática(contratos, poderes, herencias…), otro para la fuente de la que se ha obtenido el término de destino y, por último, un campo de observaciones. En este campo podemos añadir comentarios acerca del término tales como si es pertinente para determinados contextos. A mí me resulta muy práctico para introducir las notas al pie que utilizo en las traducciones juradas, es una manera de no tener que redactarlas de nuevo y garantizar una unidad.

La introducción de los datos

Por último, pero no por ello menos importante, debemos encontrar la forma de sistematizar la introducción de los datos. Lo mejor, por descontado, aunque no siempre sea posible, es incluirlos a medida que avanzamos en la traducción, resaltando aquellos que no nos convenzan o que estén pendientes de verificación. Una vez finalizada la traducción terminamos de actualizar el glosario con las opciones definitivas y las observaciones, si es necesario. Pero ya sabemos que cuando tenemos encima de la mesa un proyecto con un plazo de entrega más que justo dejamos lo del glosario para el final. En este caso, tendremos que ir apuntando el máximo de información posible para añadirla posteriormente.