La préparation d’un projet de traduction

Une fois que la commande de traduction a été confirmée, il est conseillé de consacrer un peu de temps à bien la préparer avant de commencer à traduire. La définition et l’organisation correctes de chaque projet peuvent nous faire gagner du temps et nous épargner d’éventuels problèmes par la suite. Et c’est également un moyen de nous aider à assurer la qualité de notre travail.

Cette phase de préparation peut être divisée en cinq étapes, plus ou moins longues en fonction de la complexité du projet.

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1. Définition du projet dans notre système de gestion

Préparer une fiche avec toutes les données nécessaires : référence, client, contact ou chef de projet, type de service et combinaison de langues, volume et tarif, date de livraison et remarques pertinentes. Pour mieux gérer ces informations j’utilise le programme LPS Expert).

Lors de périodes de travail intenses avec des commandes urgentes et des journées chargées, il est facile d’être tenté de reporter cette opération de classement, mais cela peut provoquer des oublis d’informations importantes ou d’éventuelles erreurs sur des données essentielles. Il nous faudra alors consacrer plus de temps à récupérer toutes ces informations. Il convient donc de bien noter toutes les données dès le départ, quand on dispose d’informations récentes, comme par exemple les instructions fournies par le client.

2. Préparation du dossier du projet 

Je classe les projets dans un dossier comprenant quatre sous-dossiers. Le dossier Gestion comporte tous les documents en rapport avec la gestion du projet : devis et/ou bon de commande, questions et remarques, et la checklist pour le processus d’assurance qualité. Les trois autres dossiers, Originaux, Révision et Traductions, contiennent les documents correspondant à chaque version du texte.

3. Révision des documents originaux

Éviter de commencer à traduire immédiatement et bien réviser tous les documents du projet permet d’atteindre les objectifs suivants :

– Vérifier que nous possédons tous les documents, qu’il est possible de les ouvrir et de les lire correctement. Il est conseillé de le faire tout de suite, notamment si l’on pense travailler en dehors des horaires de travail du client. Cette opération préalable nous permettra de résoudre d’éventuels problèmes avec les documents afin de ne pas retarder le moment de commencer à les traduire.

– Vérifier que le volume de mots des documents correspond à celui fourni par le client. Il ne s’agit pas seulement d’une question de prix, mais aussi d’éviter que le volume soit supérieur et que le délai convenu soit trop juste.

– Essayer de repérer et d’anticiper des difficultés. Si le document contient des images non éditables contenant du texte, il faudra demander au client ce qu’il souhaite. Si les documents originaux sont en PDF, avec des en-têtes et des pieds de page, des tableaux, etc., il nous faudra réviser minutieusement la version éditable du document (avant et après la traduction) car il arrive souvent que la conversion de format ne se fasse pas correctement.

4. Préparation de tout le matériel nécessaire pour réaliser le travail avec toutes les garanties

C’est le moment de définir la mémoire de traduction (si on en utilise), ainsi que les bases de données terminologiques pouvant nous être utiles.

Chercher du matériel de référence ou des notes utilisées pour des projets précédents pour ce client ou correspondant au même domaine.

5. Planification de la commande

Pour terminer la préparation, bien noter sur notre calendrier la date et l’heure de livraison, et répartir le travail en fonction des jours disponibles. Réserver du temps pour la révision linguistique et de format et, si le délai nous le permet, laisser un peu de marge pour des situations imprévues.

Et vous, comment préparez-vous un projet avant de commencer à traduire ? Ajouteriez-vous d’autres points ? Toute contribution sera la bienvenue :-).

:-).

La fase de preparación de un proyecto de traducción

En cuanto ya tenemos confirmado un nuevo encargo de traducción, merece la pena dedicar un rato a prepararlo bien antes de empezar con la tarea de traducir. Definirlo y organizarlo correctamente nos puede ahorrar tiempo y quebraderos de cabeza más adelante. Y contribuye también a garantizar la calidad de nuestro trabajo.

Esta fase la podemos dividir en cinco etapas, cuya duración variará en función de la complejidad del proyecto.

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1. Definimos el proyecto en nuestro sistema interno de gestión

Preparamos la ficha correspondiente con todos los datos: referencia, cliente, contacto o gestor del proyecto, servicio y combinación de idiomas, volumen y tarifa, fecha de entrega y notas pertinentes (para tener toda esta información bajo control utilizo el programa LPS Expert).

En los días frenéticos con encargos urgentes y acumulación de tareas, nos puede pasar por la cabeza dejarlo para más tarde, pero entonces corremos el riesgo de omitir algo o equivocarnos en algún dato relevante o, como mínimo, necesitaremos más tiempo para recuperarlos. Es mejor anotar todos los datos cuando tenemos la información reciente, en particular las instrucciones específicas que nos ha dado el cliente.

2. Preparamos la carpeta del proyecto 

En mi caso, para cada proyecto creo una carpeta que incluye cuatro subcarpetas. Una denominada Gestión, donde guardo toda la documentación relacionada con la gestión del proyecto: presupuesto y/o hoja de pedido, hoja de dudas y anotaciones e instrucciones de QA. En las otras tres, Originales, Revisión y Traducciones, tal como sus nombres indican, guardo los documentos correspondientes a cada versión del texto.

3. Revisamos los documentos originales

Frenamos el ímpetu de empezar a traducir enseguida i revisamos todos los documentos del proyecto. Esta etapa tiene tres objetivos:

– Comprobar que tenemos todos los documentos, que los podemos abrir y que todos son legibles. Es muy recomendable hacerlo enseguida, especialmente si tenemos previsto empezar el trabajo fuera del horario del cliente. Si nos encontramos con problemas con los archivos que no podemos resolver en ese momento al trabajo se nos atrasará.

– Mirar que el recuento coincida con el que nos ha indicado el cliente o el que nos consta, no solamente por una cuestión de precio, sino para no encontrarnos con más palabras de las previstas y que el plazo inicialmente acordado sea demasiado justo..

–  Intentar detectar y anticipar posibles dificultades. Si en el documento figuran imágenes no editables con textos, tendremos que consultar qué quiere hacer el cliente en este caso. Si los documentos originales son en pdf e incluyen encabezados y pies de página, tablas, etc. tendremos que revisar a fondo la versión editable del documento (ya sea antes de traducirlo o después) porque a menudo la conversión de formato de estos elementos presenta problemas.

4. Preparamos todo el material necesario para llevar a cabo el encargo con las máximas garantías

Es el momento de definir la memoria de traducción que usaremos así como las bases de términos que nos pueden resultar útiles.

También comprobamos si disponemos de otros materiales de referencia o anotaciones que hayamos utilizado en proyectos anteriores de ese mismo cliente o de la temática del proyecto en cuestión.

5. Planificamos el encargo

Para terminar la preparación, anotamos bien en el calendario la fecha y la hora de entrega y distribuimos el trabajo en función los días de que disponemos. Es importante reservar tiempo para la revisión final tanto lingüística como de formato y, si el plazo nos lo permite, intentamos dejar margen para los imprevistos.

Y tú, ¿cómo preparas un proyecto antes de empezar a traducir? ¿Añadirías algún punto? Cualquier aportación será bienvenida :-).